هر یک از سازمان ها و نهادهای کشور با نرم افزارهای مختلفی در بخش بخش سازمان خود سر و کار دارند. آن ها در بسیاری از موارد به یک سیستم یکپارچه سازمانی نیاز خواهند داشت. چون مدیریت نرم افزارها و همچنین به اشتراک گذاری اطلاعات موجود در آن ها و داده های مختلف برای هر سازمانی، امری پیچیده و بسیار زمان بر می باشد. بر همین اساس سازمان ها و نهادهای مختلف دولتی و خصوصی سعی می کنند تا از یک سیستم یکپارچه سازمانی استفاده کنند تا مدیریت نرم افزارها برای آن ها راحت تر و در دسترس تر باشد. بنابراین نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان های مختلف، تافته جدا بافته نیستند. می توان آن ها را در هم ادغام نمود تا در زمینه وظایف مربوط به اتوماسیون هر سازمانی، بهتر عمل کرد. در ادامه ضمن معرفی این سیستم یکپارچه به اهداف و مهمترین مزایای آن برای هر سازمانی اشاره خواهد شد. پس با ما تا پایان همراه باشید.
منظور از سیستم یکپارچه سازمانی چیست؟
اگر بخواهیم سیستم یکپارچه سازمانی را خیلی خلاصه تعریف کنیم؛ می توان آن را اتصال نرم افزارهای سازمانی به یکدیگر دانست. چرا که در ادارات و سازمان های مختلف، چندین سیستم نرم افزاری و سامانه وجود دارد که به جهت مدیریت و به اشتراک گذاری داده ها یا اطلاعات مندرج در هر کدام از آن ها، نیاز به چنین سیستم یکپارچه ای است. بنابراین داشتن سیستم یکپارچه سازمانی از ملزومات هر سازمان و اداره ای به جهت متحد نمودن بخش های مختلف آن کسب و کار می باشد. همین عامل به نوبه خود سبب می گردد تا آن سازمان با ایجاد تعامل بیشتر، مسیر را برای ایجاد دسترسی به بخش های مختلف سازمان خود برای دیگران هموار سازد. تمامی فرآیندهای مربوط به یک سازمان را می توان در یک سیستم یکپارچه، جمع آوری نمود و آن ها را به خوبی مدیریت کرد. به سیستم یکپارچه سازمانی به صورت اختصار نرم افزار ERP به معنای سیستم کامپیوتری یکپارچه گفته می شود که دارای ویژگی های منحصر به فردی است و نرم افزارSAP بهترین نرم افزار ERP می باشد.
مهمترین اهداف بهره مندی از سیستم یکپارچه سازمانی
راه اندازی یک سیستم یکپارچه سازمانی برای هر اداره و سازمانی از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. چرا که چنین سیستم هایی برای سازمان ها می توانند اهداف زیر را در پی داشته باشند:
- تسریع و تسهیل در روند دستیابی کاربران به اطلاعات بهتر و بیشتر با سرعت بالاتر
- هماهنگی های بیشتر با تمامی واحدها و بخش های مختلف سازمانی نسبت به هم
- کاهش هزینه های نگهداری و پشتیبانی سازمان ها از سیستم های خود
- بهره برداری بهینه از تمامی منابع موجود در سازمان
- افزایش سطح بهره وری کارکنان بخش های مختلف سازمان
- مدیریت یکپارچه تمامی بخش های یک سازمان بدون اتلاف وقت و انرژی
- دسترسی سریع به تمامی داده ها و شفاف سازی در هر یک از اطلاعات
- ارائه گزارش های بهتر و دقیق تر با اطلاعات جامع
- اطمینان بخشی بیشتر و خطرات کمتر مربوط به شیوه عملکرد سیستم های یک سازمان
- صرفه جویی در هزینه ها و زمان
- افزایش ضریب امنیتی مربوط به سامانه ها و اطلاعات مندرج در آن ها
بدین ترتیب با توجه به اهداف بلندبالایی که سیستم یکپارچه سازمانی در هر سازمان و ارگانی دارد؛ می توان به بهبود روند مربوط به هر سازمانی امیدوار بود.
مهمترین ویژگی های کلیدی یک سیستم یکپارچه سازمانی
یک سیستم یکپارچه سازمانی می تواند ویژگی های بسیار زیاد و منحصر به فردی داشته باشد. از جمله:
- پوشش دهی به تمامی فرآیندهای سازمان و پشتیبانی طیف وسیعی از بخش های مختلف آن سازمان
- استفاده بهینه از تجربیات موفق با جمع آوری نرم افزارها و سامانه های مختلف در یک سیستم یکپارچه
- منطبق ساختن سیستم یکپارچه با تمامی بخش ها و انعطاف پذیری این سیستم به جهت سفارشی سازی سیستم با اعمال تغییرات شخصی سازی شده
- یکپارچه سازی یا متحد نمودن تمامی داده ها بدون کوچکترین اشتباه و تکراری بودن با حذف آن ها
- ماژولار یا مستقل بودن سیستم یکپارچه سازمانی نسبت به سیستم های سنتی. به این معنا که با یک تغییر جزئی در یکی از بخش های سازمان، سایر بخش ها شامل تغییر نگردند.
- ایجاد تعامل مستقیم با مشتریان و تامین کنندگان خارج از سازمان. بدین ترتیب که آن ها می توانند به واسطه این سیستم گزارشات و اطلاعات مدنظر خود را آنلاین دریافت کنند.
- کاهش قابل توجه فعالیت های روزمره
- بهره مندی از محیطی کاملا کاربرپسند
- سازگاری با قوانین حاکم بر کشورها
- دسترسی بسیار ساده و سریع به تمامی گزارش های یکپارچه سیستمی
به علت همین ویژگی های سیستم یکپارچه سازمانی است که از آن در سازمان های مختلف استفاده به عمل می آورند.
مهمترین مزیت های سیستم یکپارچه سازمانی برای سازمان ها
سیستم یکپارچه سازمانی برای هر سازمانی می تواند دربردارنده مزیت های زیر باشد:
- جلوگیری از تکرار برخی فعالیت ها با یکپارچه شدن
- سهولت در تصمیم گیری
- صرفه جویی در هزینه های سازمان
- ارتقای ضریب امنیتی داده ها
- شفافیت سازی روال های کاری و اداری
- تسریع در زمینه پاسخ دهی به کاربران
- افزایش ضریب دقت نظر و جلوگیری از هر گونه احتمال بروز خطا
- کارایی بهتر و بهره وری بیشتر
- رضایت بیشتر مشتری
- استفاده از یک روش کارآمد برای پیاده سازی سیستم ها و مدیریت آن ها
- ارائه خدمات بهتر به مشتری
- تجزیه و تحلیل بهتر و پیشرفته تر داده ها
- کاهش و مدیریت ریسک
- انعطاف پذیری مناسب
- هوشمندسازی
- ایجاد همکاری یک واحد یا بخش سازمان نسبت به واحدها و بخش های دیگر
- امکان شخصی یا سفارشی سازی سیستم مطابق با نیازهای سازمان شما
- ایجاد تعامل بهتر با ذی نفعان خارجی
به طور کلی مزیت های سیستم یکپارچه سازمانی بسیار زیاد است. بنابراین بهتر است شما نیز در سازمان و شرکت خویش از این سیستم یکپارچه استفاده کنید تا بتوانید از ویژگی های منحصر به فرد و مزایای آن نهایت بهره را ببرید.
