در دنیای پیچیده و رقابتی امروز، مدیریت منابع و فرایند های سازمانی امری بحرانی و حیاتی به حساب می آید. به دلیل این پیچیدگی، نیاز به ابزار هایی برای بهبود کارایی، هماهنگی و کنترل بهتر در سازمان ها احساس می شود. در این راستا، نرم افزار های مدیریت منابع سازمانی یا ERP (Enterprise Resource Planning) ساخته شده اند. این نرم افزار قدرتمند و چند منظوره باعث بهبود عملکرد و بهره وری در سازمان ها می‌شود.
اگر می خواهید بدانید نرم افزار erp چیست تا پایان این مطلب با ما همراه باشید. در این مقاله، به بررسی مفهوم و اهمیت نرم افزارهای ERP خواهیم پرداخت.
erp چیست؟
آیا تا حالا نام نرم افزار erp را شنیده اید و می دانید erp چیست؟ erp در واقع یک نرم افزار سازمانی یکپارچه است که به منظور بهبود مدیریت منابع و فرایند های یک سازمان طراحی شده است. این سیستم یکپارچه سازی اطلاعات و عملکرد های مختلف سازمان از جمله امور مالی و حسابداری تا منابع انسانی، مدیریت تولید، توزیع و ارتباط با مشتریان، را فراهم می کند. این اطلاعات در یک پایگاه داده مشترک ذخیره می شوند.
نرم افزار erp توانایی ارتباط بین بخش های مختلف سازمان را افزایش می دهد. امکان مشاهده و کنترل زنجیره تامین، سطوح موجودی، عملکرد پروژه ها و وضعیت مالی را بهبود می بخشد. این سیستم باعث افزایش تطابق با قوانین و مقررات، کاهش هزینه و زمان جهت اجرای فرایند ها می شود.
با کمک نرم افزار erp، سازمان ها به راحتی می توانند اطلاعات دقیق تر و موثر تری را در تصمیم گیری های استراتژیک خود اعمال کنند.در نتیجه این تصمیم گیری ها می توانند نقش بسزایی جهت بهبود کارایی و عملکرد کلی سازمان ها داشته باشند.
نحوه عملکرد نرم افزار erp
نرم افزار erp با ایجاد یک پایگاه داده متمرکز و یکپارچه، فرایند ها و منابع مختلف یک سازمان را به صورت متفاوتی بهبود می بخشد. این سیستم ها اطلاعات کسب و کار را در جداول دیتابیس ذخیره و توسط ماژول های مختلفی مانند مالی، منابع انسانی، تولید، تامین، فروش و… مدیریت می کنند. کاربران از طریق رابط های کاربری به این ماژول ها دسترسی دارند و اطلاعات را وارد نموده یا داده های لازم را استخراج می کنند.
زمانی که یک رویداد از طریق یک ماژول ایجاد یا وارد می شود، این اطلاعات به صورت خودکار به پایگاه داده مرکزی منتقل می‌شوند. پس از آن به سایر ماژول ها انتقال می یابند. به عنوان مثال، اگر یک سفارش جدید وارد شود، اطلاعات مربوط به سفارش به ماژول های مختلف مانند مالی برای صدور فاکتور، تولید برای برنامه ریزی تولید، و فروش برای پیگیری وضعیت سفارش منتقل می شود.
توسط نرم افزار erp اطلاعات در سراسر سازمان به صورت یکپارچه و انتزاعی جریان پیدا می کند که این امر باعث بهبود کارایی و دقت فرایند ها می شود. همچنین، تولید گزارشات و تحلیل های تجاری از طریق نرم افزار erp بهبود یافته و اطلاعات به صورت یکجا و در زمان واقعی در دسترس قرار می گیرد.
مزایای استفاده از نرم افزار erp چیست؟
پس از آشنایی با نحوه عملکرد نرم افزار های erp، بهتر است بدانید مزایای استفاده از نرم افزار erp چیست و چه کمکی به ما می کند؟ مهمترین مزایای استفاده از نرم افزار های erp عبارت هستند از:
• کاهش هزینه ها در تمام واحد های کسب و کار.
• افزایش کارایی و بهره وری در فرایند های کسب و کار.
• یکپارچگی پروژه های مدیریت منابع سازمان با استفاده از یک پلتفرم قدرتمند.
• ترغیب به نوآوری و بهبود فرایند های کسب و کار.
• تجمیع و تحلیل داده ها به صورت هوشمند و اتوماتیک.
• کاهش ریسک های مرتبط با کسب و کار.
• اشتراک گذاری اطلاعات و یکپارچگی داده ها بین ماژول ها.
• بهبود مدیریت زنجیره تامین.
• رشد کسب وکار از طریق بهبود مدیریت فرایند های پیچیده.
• ساده سازی فرایند ها و کاهش هزینه ها در طولانی مدت.
• کاهش هزینه های مرتبط با فناوری اطلاعات و آموزش کاربران.
• تامین نیاز های مختلف مشتریان و مدیریت منابع سازمان.
• گزارش گیری بهتر و برنامه ریزی با دسترسی به پایگاه داده.
• نظارت آنلاین بر سودآوری کسب و کار و هزینه های کالا.
• افزایش امنیت و رضایت مشتریان از طریق بهبود پایگاه داده و مدیریت حقوق پرسنل.
نرم افزار erp از طریق نمایش اطلاعات، استاندارد سازی فرایند ها و یکپارچه سازی واحد های مختلف، به شرکت ها کمک می کند تا عملکرد خود را بهبود داده و کارایی بیشتری در مدیریت منابع سازمان داشته باشد.
چرا باید از نرم افزار های erp استفاده کنیم؟
به نظر شما مهمترین دلایل استفاده از نرم افزار erp چیست و چرا باید از این نرم افزار استفاده کنیم؟
برخی از مهمترین دلایل استفاده از نرم افزار های erp عبارت هستند از:
یکپارچگی و اندازه‌گیری دقیق: نرم افزار erp اجزای مختلف سازمان را در یک پلتفرم یکپارچه ادغام می کند. این امر باعث می شود که داده ها به صورت یکپارچه جاری شوند. همچنین امکان اندازه گیری دقیق و تجزیه و تحلیل بهتری از فعالیت های کسب و کار وجود داشته باشد.
کاهش هزینه ها و بهبود کارایی: نرم افزار erp با اتصال به فرایند های مختلف، هزینه های مرتبط با انجام عملیات به صورت دستی و تکراری را کاهش می دهد. به کاهش خطا ها و اشتباهات انسانی کمک می کند. این امر باعث افزایش کارایی و بهبود عملکرد کلی سازمان می شود.
اطلاعات بهتر و تصمیم گیری آگاهانه: با دسترسی به اطلاعات و گزارش های دقیق در زمینه های مختلف از جمله مالی، موجودی، فروش و بازاریابی، تصمیم گیری ها به صورت آگاهانه تر و مبتنی بر داده ها انجام می شود.
بهبود ارتباط با مشتریان: نرم افزار erp امکان مدیریت بهتر جهت ارتباط با مشتریان را فراهم می کند. اطلاعات مشتریان، سفارشات و خدمات آن ها در یک محیط مشترک قابل دسترسی می باشد.
سازگاری با استاندارد های جهانی: نرم افزار erp بر پایه استاندارد های جهانی ساخته می شود که این امر باعث می گردد سازمان به سرعت و مطابق با تغییرات جهانی حرکت کند.
تسهیل مدیریت منابع سازمان: با ادغام فرایند ها و منابع مختلف در یک سیستم، مدیران امکان مانیتورینگ و کنترل بهتری بر روند کلی کسب و کار خواهند داشت.
نرم افزار erp با بهبود ارتباطات، کاهش هزینه ها، بهبود عملکرد و افزایش کارایی کسب وکار، ابزاری قدرتمند برای مدیریت منابع سازمانی و دستیابی به اهداف تجاری مشترک محسوب می شوند.
چه زمانی کسب و کار ما به نرم افزار های erp نیاز خواهد داشت؟
برخی از پارامتر هایی که باعث می شوند که از نرم افزار erp استفاده کنیم به شرح زیر می باشند.
پیچیدگی و حجم رشد: در صورتی که کسب وکار شما در حال رشد است و فعالیت ها و فرایند های آن پیچیده تر می شوند، نیاز به یک سیستم یکپارچه مانند نرم افزار erp می باشد تا نظم و هماهنگی در تمام بخش ها حفظ شود.
استفاده از ابزار های مجزا: اگر از ابزار های مختلفی برای مدیریت فروش، مالی، موجودی و دیگر فعالیت ها استفاده می کنید و این ابزار ها ارتباط مناسبی با یکدیگر ندارند، نرم افزار erp می تواند این ابزار ها را یکپارچه کند و به بهبود کارایی و هماهنگی امور مربوط به سازمان بپردازد.
نیاز به گزارش گیری دقیق: اگر نیاز به دریافت گزارش های دقیق و اطلاعات به روز دارید تا در تصمیم‌گیری های روزمره و استراتژیک خود کمک از آن ها کمک بگیرید، نرم افزار erp می تواند این نیاز را برطرف کند.
پیچیدگی در مدیریت موجودی: اگر در مدیریت موجودی، تقاضا و عرضه کالا با مشکلات مختلفی مواجه هستید و به سختی می توانید عملیات تولید و توزیع را هماهنگ کنید، نرم افزار erp می تواند در بهبود فرایند های مرتبط با موجودی به شما کمک کند.
نیاز به بهره وری بیشتر: اگر به دنبال بهبود بهره وری و کاهش از دست دادن منابع هستید، نرم افزار erp با بهینه سازی فرایند ها و مدیریت بهتر منابع می تواند به شما کند.
نارضایتی از کارایی فعلی: اگر از کارایی فعلی سیستم ها و فرایند های خود ناراضی هستید و احساس می کنید که اصلاح و بهبود آن ها ضروری است، نرم افزار erp می تواند به شما کمک کند تا به کارایی بهتری دست یابید.
آیا می دانید بهترین نرم افزار erp چیست؟
با پیشرفت علم و تکنولوژی در حوزه ساخت نرم افزار، امروزه نرم افزار های erp مختلفی در سطح جهان وجود دارند. بهترین نرم افزار های ERP که در بازار شناخته شده اند و قابلیت ها و ویژگی های برتری نسبت به سایر نرم افزار ها دارند، عبارتند از:
1. SAP S/4HANA
2. Oracle NetSuite
3. Microsoft Dynamics 365
4. Oracle ERP Cloud
5. Epicor ERP
6. Sage Intacct
7. Oracle JD Edwards EnterpriseOne
8. SAP Business One
9. Acumatica
10. Odoo
11. SYSPRO ERP
ERPnext .12
Sag 300 cloud .13
به این نکته توجه داشته باشید که انتخاب بهترین نرم افزار erp بسته به نیاز ها، اندازه و نوع کسب و کار شما متفاوت خواهد بود. بنابراین پیشنهاد می شود قبل از انتخاب نرم افزار مناسب، متناسب با نوع کسب و کار خود، با مشاوران و متخصصینی که در این زمینه تخصص کافی دارند، مشورت کنید.
